Personnel Alter Ego inc.

Oeuvrant dans le domaine de la toxicomanie, cette entreprise est à la recherche d’un coordonnateur ou d’une coordonnatrice qui s’occupera de la comptabilité et des ressources humaines. Cette personne assurera les tâches reliées au processus comptable de l'organisation, principalement celles qui concernent les comptes payables, les fins de mois et la paie, en plus d’assurer la mise à jour constante des dossiers RH. Ce poste offre un mode de travail hybride.

Votre mandat

À la fin de mois ou d’année:
-Coordonner le processus de fin de mois et comptabiliser les écritures mensuelles. 
-Effectuer la conciliation bancaire mensuelle.
-Effectuer la conciliation des transactions des cartess de crédit.
-Analyser la trésorerie et préparer le fonds de roulement.
-Assister le directeur des finances à la mise à jour des tableaux de bords mensuels. 
-Faire le suivi des budgets et analyser les écarts.
-Assister le directeur des finances à la préparation des feuilles de travail pour l’audit annuel.
-Préparer les rapports trimestriels de TPS/TVQ.
-Recueillir les informations pour établir la démarcation de fin d’année.
-Coordonner les procédures de fin de mois et d’année d’Acomba ou Quickbooks. 

Compte à payer :
-Effectuer le paiement des comptes payables.
-Effectuer le suivi des factures.
-Préparer et émettre les chèques et les paiements électroniques à toutes les semaines.
-Communiquer avec les fournisseurs et collaborateurs. 
-Saisir les données dans les différents logiciels.
-Préparer la balance de vérification de la caisse-déboursée.
-Effectuer les saisies dans Acomba et/ou Quickbooks.

Paie :
-Effectuer la compilation des feuilles de temps.
-Mettre à jour le fichier de paie et les suivis de vacances et congés.
-Préparer les relevés d’emploi au besoin et faire le suivi des demandes de l’ARC au besoin.
-Préparer la paie sur Nethris.
-Saisir les écritures de paie dans Acomba et Quickbooks.

Communications et liaison avec le syndicat :
-Effectuer le paiement des cotisations au syndicat.
-Mettre à jour l’ancienneté des employés mensuellement et annuellement avec les vacances.
-Mettre à jour le rapport mensuel des nouvelles embauches et des départs.

Petite-caisse :  
-Effectuer la conciliation de la petite caisse.
-Préparer et faire le dépôt comptant à la banque.

Autres tâches :
-Préparer les statistiques mensuelles.
-Coordonner la comptabilité et préparer les chèques pour les transferts de fonds.
-Contribuer aux projets d’optimisation de la direction.
-Toutes autres tâches connexes ou analyse ad hoc tel que requis par son employeur.

Ressources humaines :
-Coordonner la préparation des formulaires et informations requises lors d’une embauche.
-Créer les dossiers employés sur Agendrix et / ou Sharepoint.
-Mettre à jour des dossiers employés et les changements salariaux.
-Effectuer le suivi des fins de probation.
-Effectuer le suivi des banques de congés et vacances et analyser les écarts de solde avec Nethris.
-Préparer les demandes d’antécédents judiciaires à la firme d’avocat.
-Inscrire et maintenir à jour les dossiers employés à l’assurance collective.
-Préparer le calcul de la déduction appropriée pour l’assurance collective.
-Afficher les postes vacants sur nos sites partenaires en ligne ainsi qu’à l’interne. 
-Inscrire les transactions informatisées.

Exigences et expérience :
-Diplôme d’études collégiales en comptabilité
-Excellente maîtrise des logiciels Excel, Outlook, Acomba, Quickbooks et Agendrix.
-2-5 ans d’expérience

Compétences requises :
-Sens de l'organisation et capacité de gérer plusieurs dossiers à la fois.
-Gestion des priorités. 
-Capacité d'adaptation.
-Discrétion et esprit de synthèse.
-Rigueur et ponctualité.
-Bon jugement et bonne capacité analytique.
-Bonnes habiletés en relations publiques et interpersonnelles.

C’est le nouveau défi que vous recherchiez? Accordez-nous l’honneur de faire votre connaissance!

Working in the field of addiction, this company is looking for a coordinator who will take care of accounting and human resources. This person will be responsible for tasks related to the organization's accounting process, mainly those related to accounts payable, month-ends and payroll, in addition to ensuring the constant updating of HR files. This position offers a hybrid way of working.

Your mandate

At the end of the month or year:
-Coordinate the month-end process and account for monthly entries. 
-Carry out monthly bank reconciliation.
-Perform credit card transaction reconciliation.
-Analyze cash flow and prepare working capital.
-Assist the Director of Finance in updating monthly dashboards. 
-Follow up on budgets and analyze variances.
-Assist the Director of Finance in the preparation of working papers for the annual audit.
-Prepare quarterly GST/QST reports.
-Collect information to establish the year-end demarcation.
-Coordinate month-end and year-end procedures for Acomba or Quickbooks. 

Account payable:
-Make the payment of accounts payable.
-Follow up on invoices.
-Prepare and issue cheques and electronic payments on a weekly basis.
-Communicate with suppliers and collaborators. 
-Enter data into the various software.
-Prepare the trial balance of the cash register.
-Perform entries in Acomba and/or Quickbooks.

Pay:
-Compile timesheets.
-Update the payroll file and vacation and leave tracks.
-Prepare Records of Employment as required and follow up on CRA requests as required.
-Prepare the payroll on Nethris.
-Enter payroll entries in Acomba and Quickbooks.

Communications and Union Liaison:
-Make the payment of union dues.
-Update employee seniority monthly and annually with vacations.
-Update the monthly report of new hires and departures.

Petty cash:  
-Perform petty cash reconciliation.
-Prepare and make the cash deposit at the bank.

Other tasks:
-Prepare monthly statistics.
-Coordinate accounting and prepare cheques for fund transfers.
-Contribute to management optimization projects.
-Any other related tasks or ad hoc analysis as required.

Human resources:
-Coordinate the preparation of the forms and information required when hired.
-Create employee folders on Agendrix and/or Sharepoint.
-Update employee files and salary changes.
-Follow up on probation endings.
-Follow up on leave and vacation banks and analyze balance discrepancies with Nethris.
-Prepare criminal record requests to the law firm.
-Register and maintain the files employed in the group insurance.
-Prepare the calculation of the appropriate deduction for group insurance.
-Post vacancies on the partner sites online as well as internally. 
-Record computerized transactions.

Requirements and Experience:
-College diploma in accounting
-Excellent command of Excel, Outlook, Acomba, Quickbooks and Agendrix.
-2-5 years of experience

Skills required:
-Organizational skills and ability to manage multiple files at once.
-Priority management. 
-Ability to adapt.
-Discretion and a spirit of synthesis.
-Rigor and punctuality.
-Good judgment and analytical ability.
-Good public and interpersonal skills.

Is this the new challenge you have been looking for? Give us the honor of getting to know you!